Gestion du cimetière Vous pouvez exporter le guide en cliquant sur EXPORTER dans Actions (partie droite de l'écran si vous êtes en plein écran ou dans Informations en haut de la page) Formats disponibles : Chapitres/Pages : en PDF Livre complet : en HTML (puis ouvrez le fichier sur votre navigateur pour l'imprimer/l'enregistrer en PDF) Ouvrir le tutoriel dans un onglet à part Généralités Présentation rapide de l'interface L' application cimetière est composée de 3 menus différents : Mode gestion : permet de gérer les emplacements, les concessions etc. Mode organisation  : permet de gérer le cimetière, c'est à dire de dessiner des emplacements, des sections, des rangs ou encore de modifier le paramétrage de certaines listes. Procédure de reprise :  Permet le suivi des différentes étapes d'une procédure de reprise. Sur l'interface, les menus sont matérialisés avec des icônes bleu/vert En bref : Je veux ajouter une concession/la renouveler, ajouter/déplacer un inhumé : je vais en mode Gestion   Je veux  ajouter un emplacement ou modifier sa nature (ex: créer un jardin du souvenir) : je vais en mode Organisation     IMPORTANT :  Pour changer de mode, j'utilise toujours les raccourcis : Comment savoir dans quel mode je suis ? Par défaut, la carte s'ouvre toujours en mode Gestion. Si vous avez naviguer d'un menu à l'autre plusieurs indices peuvent vous aider : Je regarde l'étiquette en bas à gauche  En bas à gauche de l'écran Carte, juste au-dessus de la vignette de fond de plan, une étiquette apparait pour vous indiquer le mode dans lequel vous êtes :    Je regarde l'affichage de ma carte En mode Gestion, vos emplacements sont légèrement transparents, les sections et rangs ont un contour bleu En mode Organisation, les emplacements sont plus opaques et ont un contour orange. De plus les sections et rangs ont un fond légèrement blanc. Pour changer de mode, employez toujours les raccourcis  Comment fonctionne le module ? Pour bien comprendre l'application, il est important de disposer de quelques bases sur son fonctionnement. Voici un schéma synthétique de son architecture.   Points à retenir : Emplacement = localisation physique de la tombe Concession = l'acte administratif rattaché à un emplacement et un concessionnaire. Annuaire = toutes les personnes (inhumés, concessionnaires, ayant-droits...) sont stockés dans un Annuaire. Cette annuaire sert notamment à pré-remplir les modèles de documents. IMPORTANT : Vérifier toujours que la personne n'existe pas déjà dans l'annuaire. Une identité dans l'annuaire = Une personne Gérer mes emplacements Je veux... Créer un emplacement Pour créer un emplacement, j'active le mode organisation : Le menu organisation s'ouvre. Je choisis le type d'emplacement que je souhaite créer :  Le mode dessin s'active :  Pour dessiner : je clique une première fois sur la carte, puis une fois à chaque sommet. Je rejoins le 1er point pour fermer le polygone. La fiche s'ouvre. Fiche emplacement : aucun champ n'est obligatoire. Son statut est défini en fonction du raccourci que j'ai choisi. Si j'ai pris "à concéder", le statut sera "disponible". Cliquez sur "valider" une fois terminée   Est-il possible de copier un emplacement voisin ? ➡️ Non, ce n'est pas possible pour le moment. Vous devez le créer en suivant ce guide. Modifier la forme d'un emplacement Pour modifier un emplacement, j'active le mode organisation : Je choisis "Modifier" dans le menu : Je clique sur votre emplacement. Si j'ai le message suivant :  Je choisis l'emplacement souhaité dans la liste. Je déplace les points bleus pour agrandir ou rétrécir mon emplacement.         Je peux activer l'aide à la saisie Ainsi que les mesures :  Une fois que cela me convient, je peux valider : Et si je veux le déplacer ailleurs ? ➡️ Pour l'instant, il n'est pas possible de le prendre et de le déplacer. Vous devrez déplacer les points un à un. Si l'opération vous parait complexe, contactez-nous à sig@apgl64.fr (Re)numéroter un emplacement Pour modifier le numéro d'un emplacement, il est possible de le faire depuis le mode organisation ou le mode gestion. Pour cela : Je clique sur l'emplacement et j'ouvre la fiche J'active le mode édition  Je modifie le numéro puis valider Changer la nature d'un emplacement (passage à ossuaire ou un caveau communal) IMPORTANT : Si vous souhaitez changer la nature d'un emplacement (ossuaire, jardin du souvenir), celui-ci ne doit plus avoir de concessions rattachée. Les inhumés présents resteront dans l'emplacement Pour créer un emplacement, j'active le mode organisation :  Je clique sur l'emplacement puis ouvrez la fiche "Dessin des emplacements": Je passe la fiche en mode édition : Dans Statut, je choisis la valeur souhaitée  Je valide la fiche Je retourne en Mode Gestion Trouver un emplacement Pour trouver un emplacement en fonction de son numéro, d'un nom de personne etc... J'ouvre la liste de mes emplacements Je saisis ce que je cherche dans la barre de recherche Questions fréquentes Je veux  changer le statut de mon emplacement pour occupé/concédé Réponse Les statuts occupé et concédé sont automatiques : Occupé : emplacement avec au moins un inhumé et aucune concession rattachée (⚠️cela ne signifie pas forcément que l'acte n'existe pas, mais que celui n'a pas été intégré dans l'application via le bouton Gestion de concession 🔎) Concédé : emplacement avec une concession rattachée. Peut contenir des inhumés ou non.  Pour voir le nombre d'inhumés vous pouvez activer l'étiquette :  Gérer mes concessions Je veux... Créer une nouvelle concession RAPPEL : La concession est l'acte administratif lié à un emplacement Il existe deux façon de procéder suivant si votre emplacement est disponible ou non. 1. Mon emplacement est disponible Cela signifie qu'il n'a ni concession associée ni inhumée ➡️ Je peux passer par l'assistant rapide J'active l'assistant rapide   Je renseigne le cimetière et je choisis mon emplacement dans la liste. S'il n'apparait pas c'est qu'il n'est pas disponible. Je renseigne le numéro de concession et le type   Je clique ensuite sur le bandeau "Achat" pour l'ouvrir Je complète la durée du contrat et la date d'achat : Tous les champs obligatoires ( * ) sont renseignés. Je peux valider ma fiche (bouton Valider en bas à droite) ou la compléter avec le concessionnaire et les ayants-droits  J'ajoute le concessionnaire / les ayants-droits Dans le cas d'une concession de famille, il est inutile de préciser le conjoint/les enfants.   J'ouvre le bandeau "Concessionnaire"  Je vérifie toujours s'il est référencé dans l'annuaire en cochant ✅ puis en saisissant son nom. Si je ne le trouve pas : je coche ❌ et je renseigne son état civil. Seul le nom est obligatoire. La date de naissance peut servir à l'identifier plus facilement dans l'annuaire ensuite. Les adresses serviront à pré-renseigner les documents.  Je  choisis si le concessionnaire est déjà inhumé ou non dans l'emplacement : cela permettra de l'inhumé automatiquement.  Je peux valider ma fiche  2. Mon emplacement est occupé   Cela signifie qu'il a au moins un inhumé et aucune concession associée ➡️ Je dois passer par le processus classique   Je vérifie que je suis bien en Mode Gestion ( 🔎 )  Je clique sur mon emplacement et j'ouvre la fiche Gestion de concession Je clique sur  Gestion de concession   Je peux vérifier si ma concession n'existe pas en sélectionnant "concession existante" Si je trouve le numéro, je le sélectionne si non je crée la concession en la rattachant à une nouvelle concession Une concession peut parfois être rattachée à plusieurs emplacements.   Si je dois créer une nouvelle concession : Par défaut, le numéro de concession est identique au numéro de l'emplacement. Vous pouvez en choisir un autre ou le conserver. Je valide, ma concession est crée ! Concession Le formulaire de la concession s'ouvre. Je choisis le type de concession puis je valide Achat  Je saisis les informations liés à l' achat  La durée du contrat et la date d'achat sont les seuls champs obligatoires Plus bas, je peux également éditer un modèle de contrat si je le souhaite : Ou ajouter mon contrat en pdf :   Je peux ensuite Valider ma fiche.  Concessionnaire Je peux ensuite ajouter un concessionnaire Je vérifie si la personne est déjà référencée dans l'annuaire, puis je la crée si ce n'est pas le cas. Une fois le formulaire valider, la fiche concessionnaire s'ouvre. Je peux ajouter les documents et les informations ou valider directement la fiche . 3. Mon emplacement est concédé   Cela signifie qu'il a au moins un inhumé et une concession associée ➡️ Je dois éditer la concession existante Modifier une concession existante Si mon emplacement est en vert , cela signifie qu'il est rattaché à une concession. Je dois donc éditer cette concession et non en créer une nouvelle. Je clique sur l'emplacement et j'ouvre la fiche Je clique sur le lien du formulaire de concession Je modifie l'achat/le concessionnaire le numéro ( 🔎 ) Renouveler une concession Si la concession est arrivée à échéance et que celle-ci est renouvelée, il n'est pas nécessaire de créer une nouvelle concession. Je clique sur l'emplacement et j'ouvre la fiche Je clique sur le lien du formulaire de concession  Je clique sur Renouvellement 3. Une fiche similaire à celle de l'achat s'ouvre. Je renseigne la date et la durée du contrat. Je peux aussi ajouter en pdf le contrat si des éléments ont changé. ( 🔎 ) Trouver les concessions à échéance Depuis le mode Gestion, des alertes sont disponibles : Je peux ouvrir la liste en cliquant sur la ligne. Je peux exporter le tableau et l'ouvrir sur un tableur (Excel/LibreOffice Calc) Je peux ouvrir le formulaire de l'emplacement en cliquant sur le bouton bleu De là je peux me localiser sur l'emplacement : Voir le contrat de concession en pdf / l'historique d'une concession Le bouton ACHAT permet de créer un nouvel achat ou de le modifier en cas d'erreur. Pour consulter la fiche en mode "lecture", il faut passer par les "Opérations(s) effectuées(s) sur la concession" qui contient tout l'historique de la concession : achat, renouvellement, etc. Je clique sur l'emplacement et j'ouvre la fiche Je clique sur le lien du formulaire de concession Je clique sur le dossier Opération(s) effecutée(s) sur la concession  J'ouvre ensuite la fiche souhaitée : Je peux également ajouter une opération (Achat, renouvellement, rétrocession, conversion) directement en cliquant sur le  bouton vert. Ajouter/Editer l'achat d'une concession 1. Ouvrir la fiche concession   Je vérifie que je suis bien en Mode Gestion ( 🔎 )  Je clique sur mon emplacement et j'ouvre la fiche Je clique sur le lien du formulaire de concession   2. La fiche Achat  Sur la fiche Concession, je clique sur Achat   Je saisis les informations liés à l' achat  La durée du contrat et la date d'achat sont les seuls champs obligatoires Plus bas, je peux également éditer un modèle de contrat si je le souhaite : Ou ajouter mon contrat en pdf :   Je peux ensuite Valider ma fiche.  Gérer mes inhumés Je veux... Ajouter un inhumé Je clique sur l'emplacement et j'ouvre la fiche Je clique sur Inhumation Je clique sur l'emplacement et j'ouvre la fiche Je vérifie si la personne est déjà référencée dans l'annuaire, puis je la crée si ce n'est pas le cas. Une fois le formulaire valider, la fiche Inhumés s'ouvre. Je peux la compléter  ou valider directement la fiche .  Source de la saisie :  Il peut être intéressant de le saisir notamment lorsque l'identité de l'inhumé est incertaine Permis d'inhumer : Vous pouvez éditer un modèle de permis d'inhumer Déplacer un inhumé d'un emplacement à l'autre ou à l'extérieur du cimetière  Il s'agit ici d'un inhumé qui se "déplace" et non d'une opération funéraire où l'inhumé est exhumé puis remis dans le même emplacement De nombreux champs sont disponibles, nous ne verrons que ceux obligatoires Je clique sur mon emplacement et j'ouvre la fiche Je choisis Transfert La fiche s'ouvre. Je sélectionne l'inhumé concerné Je choisis ensuite si la réinhumation a lieu dans le cimetière ou à l'extérieur (hors de la commune) ➡️En cas de réinhumation sur la commune Je choisis le type d'emplacement Cela me permet d'avoir une sélection d'emplacement disponible : Si votre commune dispose de plusieurs cimetières, la liste des emplacements disponibles sera proposée sur l'ensemble de vos cimetières  Cocher ✅ pour déplacer l'inhumé automatiquement  Vous pouvez aussi renseigner la procédure de reprise s'il y a lieu  Il est conseillé de renseigner l' identité du demandeur de l'exhumation ➡️En cas de réinhumation sur la commune  Je déroule ensuite la fiche jusqu'à la section "Réinhumation au sein du cimetière" Je choisis le type d'emplacement Cela me permet d'avoir une sélection d'emplacement disponible : Si votre commune dispose de plusieurs cimetières, la liste des emplacements disponibles sera proposée sur l'ensemble de vos cimetières Vous pouvez également déposer les demandes, autorisations et attestations signés afin de les conserver. Ainsi que renseigner des informations supplémentaires sur la réinhumation ou l'exhumation. Je peux Valider ma fiche. Connaitre le nombre d'inhumés d'un emplacement Pour cela il existe plusieurs possibilités : En affichant l'étiquette Nombre d'inhumés Dans le menu Gestion, je clique sur Nombre d'inhumés : Une pastille s'affiche avec le nombre d'inhumés : Je peux retirer l'étiquette en cliquant de nouveau sur le bouton "Nombre d'inhumés" En ouvrant la mini-fiche Je clique sur mon emplacement  Puis sur le nom pour ouvrir la mini-fiche Sur la mini-fiche je peux trouver le nombre d'inhumés En allant sur l'emplacement Je clique sur mon emplacement et j'ouvre la fiche Je peux voir le nombre d'inhumés en dessous des boutons d'action Si je clique sur "Inhumés et contacts" je peux accéder à leur nom   BONUS : Si je clique "Gestion des inhumés" je peux ajouter un inhumés directement à partir d'ici 🔎 Ajouter un inhumé